Escenario A: un departamento de una empresa privada decide contratar un servicio online orientado a mejorar su productividad. Pongamos por caso una cuenta de Drobpox for Business. El jefe del departamento solicita al departamento de compras esta operación, recibe luz verde, y empieza a usar el servicio.

Escenario B: una administración pública quiere hacer exactamente lo mismo, pero se da de bruces con la realidad. No hay tarjetas de débito que pueda usar, y no hay otro método de pago disponible. Y llega el momento de elegir: resignarse a vivir sin el servicio, o empezar una penitencia burocrática para tratar de contratarlo haciendo malabarismos. Es la administración, amigo.

Sin Slack y sin Dropbox, sin digitalización

El escenario B es algo rutinario para Lucas Ferrera, Técnico Superior de Informática y funcionario A1 en el Cabildo Insular de Gran Canaria, el órgano de gobierno de la isla. Es el encargado de contratar proveedores tecnológicos, y nos cuenta que el hecho de plantear suscripciones a herramientas como la mencionada Dropbox for Business o Slack, por dar dos ejemplos, “desde Contratación lo ven una locura. No se considera un suministro, es algo que se paga por uso, y encajar eso dentro de un contrato administrativo es muy complicado”, nos explica. “Algo tan habitual como contratar un servicio en la nube es prácticamente imposible en la administración pública”.

La adquisición de bienes muebles y servicios está regulada por la Ley del Patrimonio de las Administraciones Públicas y por la Ley de Contratos del Sector Público. No hay una prohibición expresa al uso de tarjetas de crédito, la complicación para usarlas viene por la obligación de cada adquisición a ir ligada a un contrato, algo que hasta antes de la entrada en vigor de esa ley, en 2018, no existía. “Solo las compras del sistema de caja y los contratos inferiores a 5.000 euros están un poco más laxos, tener tarjetas es un cristo”, explica Remo Domingo, director en iAsesoría y experto en asesoría fiscal. ¿Es posible? Sí. ¿Es sencillo? No.

Hay más complicaciones: “Los empleados responsables de firma o tesorería no tienen por qué ser los mismos que formalizan los contratos y de facto no lo son. En cualquier administración, los pagos están centralizados en Intervención o Tesorería o el departamento similar, por lo que la mayoría de funcionarios o empleados públicos que no están en ese área no tienen capacidad de firma de contratos, que es el otro problema. Y por último, las tarjetas son nominativas, por lo que dependiendo de las atribuciones que la persona tenga en su puesto, podrá pagar o no”, dice Remo.

También se corre otro riesgo, el de no justificar apropiadamente el gasto. “Me consta que sí hay algunas partes de administraciones públicas que tienen tarjetas, por ejemplo cuando son empresas públicas, o cuando hay un contrato anual que exige pago con tarjeta, pero son casos muy residuales”, remata el asesor.

Intermediarios con comisión

Cuando se hace imperativo el uso de un servicio que solo acepta pagos con tarjeta y el interesado no forma parte de los casos “muy residuales” que comenta Remo, la alternativa más habitual es firmar un contrato con una empresa externa para simplemente obtener un número de tarjeta de crédito y así poder contratar ese servicio, y además hacerlo a nombre de la propia administración.

Esa empresa actúa como simple intermediaria y cobra el coste de la suscripción más una comisión. A veces es contratada específicamente para este trámite, y otras veces se trata de un proveedor que lo añade como un servicio más. En función de eso y del precio a pagar por el propio servicio online la comisión puede tener un coste mayor o menor.

“Es cutre, pero es lo que hay”, dice Lucas. “Y además tienes que maquillar el concepto, no puede ser algo que se vea que es una contratación plurianual”. Este tipo de contrataciones son las que suceden durante dos años fiscales diferentes. Es decir, una suscripción que dure desde el 1 de abril de 2021 hasta el 31 de marzo de 2022 ya cuenta como plurianual. Incluso una de octubre a febrero, ya que también se alarga durante dos años naturales, aunque la duración sea de unos pocos meses.

“Hay que ir jugando con las fechas y demás para encajarlo de modo que no sea plurianual, porque si no, Intervención va a poner pegas y puede echarlo para atrás”, comenta el funcionario. Esto no ocurre con compras únicas. “Luego pido comprar un servidor que vale 50.000 euros y no hay ningún problema, se compra sin más, porque es un pago único y cuenta como inversión. En cambio, si quiero contratar servidores en AWS (Amazon) por 500 euros al mes, es muy difícil. Una vez lo hicimos gracias a una consultora que nos hacía otros trabajos y de paso metieron la tarjeta para poder contratar AWS. Cuando tuvimos que renovarlo y lo hablamos con Intervención, todo eran problemas hasta el punto de que tuvimos que traer todo de nuevo a nuestra propia infraestructura”.

Y ahí ya no solo entra en juego el coste adicional de cada servicio por no poder pagar con tarjeta de débito o la pérdida de tiempo que suponen estos trámites adicionales, sino también el hecho de no poder utilizar herramientas que son habituales en el sector privado. En el caso de AWS, perder esta posibilidad implica perder la opción de crear servidores para montar aplicaciones sobre ellos mediante la consola que ofrece Amazon. Si en un momento determinado se requieren tres servidores con una potencia y un almacenamiento concretos, con AWS (u otros servicios, como Azure o Google Cloud) se hace de forma ágil. Si eso se tiene que hacer con recursos propios se ha de contar con el hardware adecuado, administradores de sistemas dedicados a ello… Y se complican y alargan los procesos.

A veces la intermediación del pago se hace no solo por no poder usar una tarjeta de débito, sino por no poder presentar facturas en inglés. Y hay servicios que solo las ofrecen en esta lengua, pero desde Intervención las rechazan. En el caso de Lucas, contrataron vía intermediario un paquete de licencias de Webex para poder crear salas de videoconferencia con las que trabajar durante la pandemia, y este fue uno de los motivos.

La comisión que cobran estos intermediarios es variable, aunque Lucas cifra el porcentaje, desde su experiencia, entre un 20% y un 50% en función de si es un acuerdo específico para ello o si se aprovecha para enmarcarlo dentro de un contrato de proveedor, en cuyo caso la comisión baja. Incluso a veces se regala. “Nosotros gastamos unos 2.500 euros al año en varios dominios que tenemos reservados, ese pago nos lo hace un proveedor que tenemos para otros asuntos y se ofreció a hacerlo gratis, emitiendo la factura a nuestra nombre”. Una suerte de “hoy por ti, mañana por mí” de quien quiere mantener buenas relaciones con un gran cliente.

En el extremo opuesto, hay situaciones donde cuesta encontrar a alguien que quiera ser intermediario. Ocurre con suscripciones de bajo coste. Una que ronde los 100 euros mensuales puede no compensar. “No te van a cobrar el doble, 200. Y por 20 euros extra no compensa todo ese trámite, te dicen que no pueden hacerlo, sin más”.

Las tarjetas como cabezas de turco

Quizás a estas alturas del reportaje el lector esté pensando en la Administración como un ente obsoleto y anticuado incapaz de ponerse a la altura de los tiempos como causa ulterior de que las tarjetas no sean una opción para el pago de servicios. En realidad los tiros no van por ahí. Las tarjetas fueron un medio de pago habitual y cotidiano en la administración pública hasta hace unos años, pero los escándalos de corrupción con ellas como vehículos para el fraude pulverizaron su aceptación.

Así nos lo explica Joan Llinares, Director de la Agencia Valenciana Antifraude, la cual se encarga de prevenir y luchar contra el fraude y la corrupción en la tierra de la paella y la pólvora. “Hasta la ley de 2018 valía con una factura del proveedor, sin más requisito que la aprobación de ese gasto. Ahora solo los pequeños gastos se podrían hacer con tarjetas, es un medio de pago legal y normal, pero el abuso que se hizo de las tarjetas en una época más alegre de la corrupción llevó a un retraímiento de este sistema. Este factor cultural unido a a ley de 2018 que obligaba a ligar cada gasto a un contrato terminó de hundir su uso.

“La tarjeta fue víctima de tanta corrupción porque se usó mucho para fines fraudulentos, esto demonizó el uso de la tarjeta y desde entonces hay una fuerte resistencia por parte de los controles internos, que son los últimos responsables del gasto, para que la tarjeta fuese un medio normalizado”. También nos corrobora lo normalizada que está la figura del intermediario para contrataciones online.

El problema para las administraciones que, como las de Lucas, quieren hacer uso de servicios digitales que solo aceptan el pago con tarjeta, es que el momentum es pésimo. El auge de las tarjetas como medio de pago público ocurrió mucho antes de que esos servicios se hiciesen populares. Y ahora que lo son, es muy difícil, casi imposible, lograr tarjetas con las que pagar por ellos.

España acostumbra a regirse por la ley del péndulo y aplicar fuertes sobrecorrecciones cuando una situación inapropiada estalla. Ocurrió por ejemplo con la concesión de hipotecas, habitualmente entregadas por valor del 100% o 110% de la vivienda antes de la crisis de 2008, y hoy muy restringidas a quien haya sido capaz de ahorrar el 30% o el 35% de la vivienda (20% de entrada más gastos e impuestos). Sin términos medios. Con este asunto ocurre algo similar: se ha pasado de un cierto descontrol respecto al uso de estas tarjetas a una restricción generalizada.

Un ejemplo de abuso que llegó a regularse a nivel legislativo: las comidas de empresa. Se pasó de una barra libre de gastos a nuevos reglamentos, como en la Comunidad Valenciana, que fijaba sus límites. Cada factura de un restaurante tenía que ir vinculada a un número de expediente o a una actuación de la administración, con una relación nominal de los comensales, especificando su rol en esa comida, prohibiendo el pago con fondos públicos de licores y tabacos, etc.

¿Cómo es posible que con la cantidad de administraciones públicas que hay en España todas actúen de la misma forma a la hora de rechazar el uso de tarjetas? Porque los interventores, responsables de fiscalizar esos gastos con tarjeta y pedir explicaciones a quienes abusaran de ellas, quienes además están colegiados y por lo tanto suelen actuar en bloque, aprendieron la lección. Ya fuese por los escándalos que se terminaban haciendo públicos, o por la responsabilidad derivada que acababa recayendo en ellos.

Y hay más: no era raro que un interventor honesto y riguroso recibiese represalias si ponía pegas a ciertos gastos. Por ejemplo, en el caso de que detectase pagos indebidos que podían terminar en solicitudes de devolución del dinero por parte de quien “pagó” la cuenta.

“Hay muchas maneras de acosar a los funcionarios”, explica Joan. “Hay retribuciones variables en sus salarios que dependen del órgano a quien fiscaliza. Y podían reducirlas como forma de venganza. También aplicar un rigor extremo en sus horarios, vacaciones o permisos a un nivel que no se aplica a otros funcionarios. También hay puestos que son de libre designación y el empleado público que quiera represaliar a este funcionario honesto no tiene ni que dar explicaciones a la hora de prescindir de él. Y si se corre la voz entre la clase política de que ese funcionario es riguroso, tendrá complicado ser aceptado cuando solicite una plaza”, sentencia el director de la agencia antifraude.

“Hay historias de funcionarios que han pasado auténticos calvarios por este tema”. Sin tarjetas, que implican el pago inmediato, en lugar de las facturas que se abonan mucho después, se supone que se evitan ciertas situaciones de conflicto potencial. En la práctica, ya hemos visto que suponen, aparte de complicaciones y pérdida de tiempo, sobreprecios a la hora de contratar servicios que solo acepten el pago con tarjeta.

Lucas, el funcionario canario, explicaba que “podrían darnos al menos una tarjeta monedero, con una cantidad recargable al mes, como parte de la caja menor, pero tampoco aceptan”. Joan explica que esta fórmula también sería perfectamente viable, pero que “el problema está en las resistencias internas. Arrastramos el traume de las responsabilidades derviadas de la corrupción. Aunque realmente el mal no es la tarjeta, lo fundamental está en que haya procedimientos y límites muy claros. Algunos funcionarios esperamos que esto empiece a cambiar pronto”. Aunque sea para la caja menor. Una cuestión cultural. Una sobrecorrección.