Aunque el año comienza en enero, para muchas personas el verdadero cambio se produce en septiembre, con la vuelta de vacaciones: otro curso, nuevos proyectos en el horizonte e incluso cambios de vida. Si este septiembre te has propuesto empezar a tope y elevar tu productividad al máximo, en esta guía de compra de organización te ofrecemos un montón de herramientas (físicas y digitales) para conseguirlo.

Agendas y planificadores

Antes de elegir una agenda o planificador para este nuevo curso, ten en cuenta los siguientes aspectos:

• ¿Organización por días, semanas o meses? Hay quien prefiere apuntarlo todo y necesita una organización diaria, otros se apañan viéndolo todo con la dinámica de Lunes a Domingo, también los hay que apuestan por la visión global del mes. ¿Qué funciona mejor para ti?

• Con o sin fecha. Por supuesto, hay quien no necesita esa orientación temporal y prefiere funcionar por proyectos, hacer listas o simplemente una hoja en blanco para fluir al libre albedrío. Quienes llevan día a día la rutina de escribir sus tareas agradecen este orden, pero si prefieres cuadrar tú mismo tu agenda, aquellas sin fechas son una buena idea, porque las organizas a tu gusto sin desperdiciar hojas en blanco. Especial atención a los bullet journal, un híbrido entre la agenda clásica y una libreta cualquiera con una estructura básica con grandes adeptos.

• ¿Una agenda por meses o años? Os lo anticipábamos al comienzo: hay quien toma cada año natural como un ciclo, pero otras personas comienzan en septiembre y se extienden en el tiempo. Puede ser hasta junio como el curso académico, pero también tener una duración superior a los doce meses.

• Formatos y tamaños. En función de cuál va a ser el lugar natural de tu agenda/planificador y de la cantidad y distribución de contenido que vaya a tener, vas a encontrar modelos horizontales y verticales y con las clásicas tallas empleadas para el papel. El más habitual, por ofrecer un equilibrio entre portabilidad y espacio, es el A5, es decir, la mitad de un Din-A4.

• El minimalismo de una hoja casi en blanco o un alarde de color: de las clásicas y sobrias agendas tradicionales sin distracciones con tapa monocolor a las agendas de la Vecina Rubia con stickers para recordarte que te quieras a ti misma hay un amplio abanico de opciones con pestañas, calendarios, listas y tablas. El color y estas herramientas son de gran ayuda para organizarte y encontrar lo que buscas. Y oye, si te cuesta entrar en el hábito de usar la agenda, el extra de saber qué frase motivadora vas a encontrarte es un aliciente.

• Apuesta por un papel de calidad: si la agenda/planificador cumple su cometido, vas a abrirla y manipularla muchas veces a lo largo del tiempo y posiblemente hagas unos cuantos borrones, mejor que el papel tenga cierto grosor.

• ¿Tapa dura o blanda? Cuestión de gustos: hay quien prefiere algo más moldeable y ligero y otras personas que, por nuestro estilo de vida desordenado preferimos algo de empaque para que no parezca que le ha pasado un camión por encima.

• Cómo se dobla: esencialmente hay dos formatos, las anillas que encontramos en los cuadernos y el sellado/cosido de los libros. Las primeras soportan mejor aperturas, cierres y dobles, pero las segundas son más compactas. Las hay incluso con anillas de tipo archivador, lo que permite alterar el orden de las hojas.

• En blanco, con líneas, cuadritos o puntos. O lo que es lo mismo, libertad total, una guía mínima para no hacer los renglones torcidos de dios, las clásicas y cuadriculadas (valga la redundancia) estructuras con cuadros y los puntitos, un equilibrio entre orden y fluir.

• Algunos extras que nunca vienen mal: una goma para cerrarla, bolsillos en las tapas para guardar tarjetas, una regla marcapáginas, stickers…

Agenda Quo Vadis

Esta agenda de Quo Vadis (10,28 euros) destaca por su buen diseño y formato de bolsillo con de septiembre a septiembre que dedica una hoja por día. Con diferentes tipos de punteados para que se adapte a tus gustos, papel Clairefontaine con esquinas perforadas que se pueden arrancar para facilitar la localización y hasta pegatinas. Por supuesto, un guiño freak con su portada de Space Invaders, que para eso estamos en Xataka.

Cuaderno de viaje Erik

Aunque la elegida para la foto es la versión en marrón de ‘El Señor de los Anillos’, también puedes encontrar otros motivos como ‘Jurassic Park’, el ‘El Principito’ o de ‘Harry Potter’ para la cubierta para este cuaderno de viaje de la firma Erik (11,99 euros).

Diseño de bolsillo de gran calidad con un toque vintage que está compuesto a su vez por dos cuadernos, uno pautado y otro con puntitos de papel grueso que puedes ir reponiendo. Con un elástico para llevarlo bien cerrado y varios bolsillos y ranuras para hojas sueltas y tarjetas.

Dotted Journal de Lemone

Muy al estilo de Moleskine en cuanto a la sobriedad y el minimalismo, este diario de Lemone (14,29 euros) emplea papel grueso punteado con tapa dura ideal por ejemplo para escribir con pluma o gel. De tamaño A5, con marcapáginas, solapa y cinta elástica.

Rhodia Goalbook

El Rhodia Goalbook (18,30 euros) es un cuaderno para tener en el punto de mira cuáles son tus objetivos y los pasos para conseguirlo.

Con un formato A4 ideal para dejar en tu escritorio, encuadernación cosida y tapas que emulan la pie, esta herramienta cuenta con calendarios para tener a mano tus plazos, diferentes organizaciones temporales y secciones con rayas y puntos para tomar anotaciones. Con goma para cerrarla, marcapáginas y bolsillo interior

LEUCHTTURM1917

Las LEUCHTTURM1917 (19,95 euros) son bastante populares entre quienes usan agendas y organizadores por su calidad y diseño sobrio.

En este caso se trata de un cuaderno con puntos (puedes elegir también entre cuadros, rayas o en blanco) con cubiertas semiduras, marcapáginas, goma y 249 hojas paginas numeradas. Con un tamaño A5, es ideal para llevar en el bolso o la mochila.

Moleskine

La popularidad de Moleskine (18 euros) es tal que casi alcanza la metonimia, si bien la firma milanesa tiene mucho más que agendas. De hecho, su amplio catálogo de opciones para la organización y formatos es uno de sus puntos fuertes, de la mano de su sobriedad y la calidad de sus productos.

Para esta selección hemos escogido una agenda semanal de 18 meses para 2021 – 2022 (desde julio de 2021) donde poder anotar tus tareas y citas con un funcional diseño donde agrupar citas a la izquierda y notas en la parte derecha.

Con cierre elástico, tapa blanda, marcapáginas y un aviso en caso de pérdida. La tienes en tres tamaños y varios colores

Stalogy

Los cuadernos de Stalogy (20 euros) destacan por su original diseño para aunar facilidad de uso y un aspecto muy despejado con la funcionalidad.

Apuesta por el minimalismo y la flexibilidad en cuanto a contenido y organización, lo que te permite elegir tú los periodos de tiempo y fechas, que encontrarás en la parte superior de la página.

Compacto, resistente y con papel de calidad, están disponibles en varios tamaños, en este caso hemos elegido el compactísimo A6 que puedes llevar contigo a todas partes.

Planificador Clever fox

Si eres de esas personas con mil proyectos sobre la mesa y la necesidad de tenerlos bajo control, el planificador de Clever Fox (74 euros) es un gran candidato. Con páginas dedicadas a listar tus objetivos, listas, horarios y agenda día a día con organización desde las 6am hasta las 9 de la noche.

Con tanta información acumulada, te vendrán genial sus coloridos stickers. Es bastante gordita, con bolsillo interior y espacio para guardar tu boli.

Agenda Filofax

Diseño muy cómodo para trasladar y de lo más elegante el de esta agenda de Filofax (73 euros), que dedica dos páginas para cada día de la semana para quienes lo apuntan todo.

Con anillas para que puedas abrirla y cerrarla un montón de veces y aguante como el primer día (o incluso intercambiar hojas para más flexibilidad), queda oculta bajo una elegante funda de cuero con broche que cuenta con diferentes compartimentos para guardar tarjetas. Con goma elástica

Planificador semanal PACKLIST

Si prefieres algo más sencillo y visual que puedas dejar abierto en tu mesa o colgado en la pared, también puedes apostar por este tipo de planificadores que se mueve entre un calendario y una agenda.

Este de PACKLIST (12,99 euros) está disponible tanto para semanas como para meses, tiene tamaño A4 y tiene espacio no solo para cada día, sino también para anotar tareas y lo que consideras más importantes. Con 50 hojas

Planificador semanal Mr Wonderful

Otra opción desenfadada, colorida y muy fácil de ver es este planificador de Mr Wonderful (15,95 euros), que cuenta con una encuadernación en espiral y tapa dura para poder usar de forma intensiva minimizando su deterioro (o como Mr Wonderful diría ‘al mal tiempo, buena cara’). Como en el caso anterior, con espacio para notas, lo más importante y objetivos.

Bonus: gadgets para metodologías de productividad

Básico pero efectivo, un corcho para la pared nos permite dejar notas a la vista e incluso memorizar cosas importantes. Este de Eurovensa (8,90 euros) está disponible en varios tamaños y cuenta con el diseño clásico de toda la vida.

Si prefieres algo más “chic” siempre puedes optar por estos atractivos hexágonos de fieltro de TICKEA (30 euros) que puedes distribuir como tu quieras y que vienen con alfileres para que claves lo que necesites. La parte trasera es autoadhesiva. Seis unidades, disponibles en varios colores.

La técnica Pomodoro es todo un clásico dentro de la productividad. La idea es tratar de organizar nuestra mente para concentrarnos y trabajar a tope durante un periodo de tiempo (generalmente 25 minutos) para después tener un breve descanso para el próximo periodo.

Otro clásico en la organización de ideas de espacios de trabajo y estudio es la pizarra blanca magnética (34 euros) como esta, que no solo es una buena herramienta para plasmar ideas, compartirlas y tenerlas a la vista en tu espacio de trabajo, sino que también sirve de fundamento para metodologías de productividad visuales con una gran capacidad de optimizar el tiempo en proyectos sencillos o muy complejos.

Original de Japón, la Kanban es una metodología muy visual metodología Kanban es un método visual que consiste en organizar las tareas dividiéndolas en pequeñas subtareas que iremos completando hasta conseguir el objetivo final

Scrum también lleva a cambio la subdivisión de un proyecto en subtareas o fases, mostrando el conjunto en paneles (físicos o virtuales) y es especialmente interesante para proyectos colaborativos y flexibles.

Estas 15 tarjetas magnéticas de LEAN (21 euros) están diseñadas para la organización de proyectos de forma visual como Scrum y Kanban. Son reutilizables siempre y cuando utilices rotulador de pizarra (incluyen uno) y están disponibles en ocho colores

Para llevarlo a fondo, este kit de etiquetas magnéticas con 137 elementos reutilizables y muy resistentes de PATBoard (245 euros)

Otra técnica de productividad habitual es Pomodoro. más abajo verás que hay aplicaciones para tal fin, pero también puedes hacerlo de una forma más tradicional y visual: con este cubo TimeCube Plus (27,99 euros).

Gira el cubo para iniciar la cuenta atrás, pausarla y deterlo. Dispone de avisos luminosos o con zumbador.

Aplicaciones de productividad empresarial

• Asana: una herramienta ideal para tener a la vista el flujo de trabajo y sus subtareas mediante tarjetas y proyectos y tenerlo agrupado de forma visual. Diseño intuitivo, muchas opciones y la posibilidad de mantener conversaciones y adjuntar archivos. Multiplataforma, gratis aunque con versión premium y business

• Trello: similar a la anterior, permite dividir las fases de un proyecto agrupándolas en columnas, invitar a personas, adjuntar archivos y mantener conversaciones. Multiplataforma, gratis aunque con versiones premium y empresa

• Miro es una plataforma que actúa como una pizarra virtual que admite mapas conceptuales, presentaciones originales, brainstorming, reuniones, votaciones. Y ojo, porque es compatible con otros servicios como Asana, Trello, Dropbox, Jira, Adobe, la suite de Google Sheets, Slack. Dispone de una versión gratis en la cual se pueden utilizar la gran mayoría de funcionalidades y dos versiones de pago (Equipos y Business) para acceder a todas.

• Bitrix24 aúna herramientas de trabajo en equipo como mensajería (se entiende con WhatsApp), videollamadas, planificación, manipulación de documentos, almacenamiento y CRM en la nube, lo que facilita la colaboración. Es gratis (versión para 12 usuarios y con 5GB de almacenamiento), aunque en función de la cantidad de usuarios o las funciones que necesites los precios van de 5 a 120 dólares al mes.

• Quip: una especie de diagrama de Venn para crear y editar documentos y hojas de cálculo de forma colaborativa con fines comerciales y ver la aportación de cada uno. Ideal para el brainstorming. Multiplataforma, gratis aunque la versión de pago incluye almacenamiento ilimitado, desde 10 dólares/usuario al mes (30 para los primeros cinco usuarios)

• Microsoft 365: el software de ofimática por excelencia. No es una herramienta de organización como tal, pero su condición de trabajo en la nube la hace muy útil para unificar, ya que permite trabajar en cualquier parte y en cualquier dispositivo Hay varias tarifas en función de si eres estudiante, uso doméstico, pymes o empresarial. Este 2022 previsiblemente subirá sus tarifas, pero ahora mismo el Microsoft 365 Familia cuesta 99 euros/año.

• La suite de Google es de lo más completa para productividad con dos grandes bazas: ser multiplataforma, su integración, popularidad y que puedes acceder a ella simplemente con una cuenta de gmail: procesador de textos, presentaciones, hojas de cálculo, videoconferencias, el calendario Calendar, tomar notas con Keep o la nube, si bien servicios como Google Photos o Drive disponen de funciones de pago.

Aplicaciones y servicios de productividad y organización personal

• Lastpass: la tecnología es maravillosa pero la gestión de contraseñas es una pesadilla. Que si necesitas claves diferentes, que la del banco necesita mayúsculas y minúsculas, que si ha de ser de más de ocho caracteres… gestiónalas todas con esta herramienta multidispositivo que además te evitará cometer errores cuando la tecleas en el minúsculo teclado virtual del móvil. Un gestor de contraseñas que las almacena y crea en tus dispositivos. Gratis, pero la versión premium es más versátil y dispone de funciones de seguridad avanzadas. También hay versión business. Era multiplataforma, pero ahora tendrás que elegir dónde lo instalas

• Pocket es ideal para esas sesiones de navegación en internet en la que vas buscando y encontrando información que piensas que volverás a localizar googleando de nuevo, desesperándote en el intento. Es una especie de “bolsillo” virtual donde guardar artículos, videos y otros contenidos para volverlos a ver o enviar a otros usuarios. Muy fácil de usar y no solo se limita al navegador, sino que también funciona con aplicaciones como Twitter y otras tantas. Multiplataforma gratis, pero la versión premium (39 euros/año) no tiene anuncios y dispone de funciones avanzadas

• Todoist te ayuda a organizar y priorizar tareas que tienes pendiente de hacer para que tengas claro qué corre más prisa y ha de ir primero en tu lista. Pese a ser un servicio muy avanzado y completo, es muy intuitivo y fácil de usar para incluso poder gestionar varios proyectos. Multiplataforma y con integración con muchísimas apps y servicios para introducirlo en tu flujo de trabajo, gratis (hasta 5 personas y 80 proyectos activos) aunque con versión premium y business desde 3 euros al mes

• Apple Shortcuts: si realizas con frecuencia una sucesión de tareas en tu iPhone o iPad, entonces quizás te interese crear una automatización que agilice el proceso en solo una orden. Por ejemplo: “cuando llego a casa, pon el teléfono en modo no molestar”. Gratis y solo disponible en dispositivos con iOS.

• SaneBox es una magnífica herramienta para mantener limpio y ordenado tu email. Este servicio trabaja backend organizando los correos electrónicos que te llegan analizando detalles como si el remitente está en tu lista de contactos, aunque puedes enseñarle para depurar su técnica. Desde 7 dólares al mes

Aplicaciones para tomar notas

• Evernote es la app por excelencia para tomar notas. Guarda tus ideas importantes en una amplia variedad de formatos: manuscritos, audios, fotos, PDFs… de lo mejor de este servicio es que luego puedes rastrear en el contenido hasta dar con lo que buscas. Por ejemplo, podrías subir una foto con un cartel de “Se vende” y encontrarlo. Multiplataforma y con posibilidad de usarla de forma colaborativa, es gratis aunque la versión de pago (desde 6,99 euros/mes) es más interesante al permitir esa búsqueda profunda, entre otras funciones.

• Microsoft OneNote: herramienta de la suite de Microsoft para tomar notas y sincronizar con otros productos de la casa, especialmente interesante para el calendario o el email. Muy similar a Evernote en el fondo, en la superficie se asemeja a una especie de tablón donde ir “chincheteando” lo que te interesa: texto, imágenes… ojo porque si eres estudiante, le sacarás partido a sus funciones matemáticas. Multiplataforma, integrado en Microsoft 365.

Aplicaciones para gestionar el tiempo

• Stayfocusd es una extensión web que actúa de forma tajante bloqueando las webs que te distraen mientras intentas trabajar, algo que también puedes configurar en franjas horarias o en fechas concretas, o poner límites. Es simple, gratis, fácil de usar y evitará que pierdas el tiempo vagando por internet. Disponible para Chrome

• Rescuetime: si eres de esas personas que no se explica qué ha hecho en toda la mañana y solo saca en claro que solo ha encendido el ordenador y ha enviado dos emails, esta app te vendrá de maravilla. Funciona en segundo plano trackeando el tiempo que dedicas en tu móvil u ordenador – por ejemplo en webs concretas y aplicaciones –, además de permitirte configurar objetivos y alertas. La versión gratis te permite mirar las estadísticas de los últimos tres meses y probablemente sea suficiente para la mayoría de usuarios.

• Clockify es algo así como poner un reloj delante de ti para cronometrar cuánto tiempo te cuesta ejecutar tus tareas. La dinámica es simple, pero ayuda a cuantificar procesos y así optimizar nuestros procedimientos. Se integra con otras aplicaciones de esta lista, como Trello, Asana o Todoist. Multiplataforma y gratis.

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